Digitalisation d'une mairie

Comment digitaliser la mairie ?

Alors que leur rôle ne cesse de grandir, les élus locaux se retrouvent souvent démunis devant le manque d’outils adaptés à l’exercice de leurs fonctions. Et si le numérique se mettait enfin à leur service ?

Le rôle des instances politiques locales est plus que jamais primordial, d’autant plus au regard des crises traversées. Les municipalités se sont ainsi retrouvées sur le devant de la scène durant la crise sanitaire du coronavirus, mais aussi durant la crise des Gilets Jaunes fin 2018. Elles ont à cette occasion écoutés les citoyens dans le cadre du Grand débat national, au cours de milliers de réunions locales.

Les collectivités territoriales sont donc plus importantes que jamais, et leur rôle tend à s’accroître, comme l’évoquait le Président de la République lors de son allocution du 14 juin 2020. Toutefois, cette montée en pouvoir de décision inclut une charge de travail et une charge mentale plus importantes pour les élus locaux.

La digitalisation des services publics, et surtout de la manière d’exercer des élus locaux, pourrait bien être une réponse à ces problématiques émergentes.

Pourquoi digitaliser les mairies ?

L’intérêt majeur qu’il y a à mettre le numérique au service des mairies, c’est de faciliter l’exercice des fonctions du personnel administratif et des élus. Ne serait-ce qu’en automatisant les tâches pénibles, comme la saisie manuelle, l’archivage, les photocopies, on réduit la charge de travail des agents. Chaque mairie peut ainsi compter sur des gains de productivité non négligeables. Les élus locaux ont ainsi plus de temps pour se concentrer sur des actions concrètes et qui leur tiennent à cœur.

Ils peuvent également investir ce temps économisé dans le renforcement du lien de proximité avec les citoyens. Et là encore, des solutions digitales sont développées pour introduire des formes de démocratie participative dans les communes. Le but est d’associer les citoyens aux processus de décision politique, via des outils numériques, comme des référendums en ligne. La digitalisation peut également passer par des outils assurant une meilleure communication au quotidien avec les citoyens : c’est tout l’intérêt d’une newsletter ou de développer les réseaux sociaux de la commune.

Digitaliser sa mairie, c’est donc diminuer sa charge de travail et renforcer le lien avec les habitants de sa commune.

Comment digitaliser les mairies ?

Si vous souhaitez démarrer la transition numérique de votre commune, il est légitime que vous ne sachiez pas par où commencer. Pour partir dans la bonne direction, voilà deux pistes.

Tout d’abord, avoir au sein de chaque commune un élu au numérique. C’est d’ailleurs l’un des points soulevés lors du premier Congrès des élus au numérique, en 2019, qui appelle l’Etat à nommer un référent dans chaque collectivité. Les objectifs d’un élu au numérique ? Conseiller la ville sur ce domaine d’expertise, identifier les besoins de la population sur le numérique, et faire progresser l’implémentation des produits et services numériques pour sa mairie et ses citoyens.

C’est la pari réussi qu’a fait Le Havre, l’une des communes françaises les plus à la pointe de la digitalisation territoriale. une plateforme a par exemple été mise à disposition des habitants, donnant accès à de nombreux e-services, comme l’inscription sur les listes électorales.

Nous notons ici que la digitalisation des mairies passe par une utilisation judicieuse, et non gadget, des bons outils numériques. A défaut d’être mis à disposition par l’Etat, des entrepreneurs développent ces solutions technologiques innovantes, pour le service public. C’est le secteur de la GovTech, qui a pour but d’accroître l’efficacité des opérations internes des services publics. Emmanuel Macron déclarait d’ailleurs à l’occasion du premier sommet des GovTech en 2018 : "Il n’y a jamais eu de meilleur moment pour rendre les services publics plus accessibles et plus abordables en utilisant de nouvelles solutions technologiques.” Axelle Lemaire, ancienne secrétaire d'État au Numérique, ajoute : "Loin de tout dématérialiser, les outils numériques sont surtout une opportunité pour l'État d'améliorer, de simplifier et d'optimiser son propre fonctionnement pour créer des services publics plus adaptés et plus efficaces".

Neoly, rendre accessible la digitalisation pour tous les élus locaux

Neoly veut donc changer la donne, en développant un outil numérique de simplification et d’aide à destination des élus locaux. Ces derniers disposent ainsi de solutions digitales pour les accompagner dans les étapes clés de leur mandat : analyse, prise de décision, collaboration, communication, écoute, et même formation.

La force de Neoly , c’est d’être co-construit aux côtés des élus locaux. Nous allons à leur rencontre sur le terrain, pour comprendre leurs besoins, leurs problématiques, et y répondre par des outils technologiques adaptés.

La digitalisation des mairies est donc non seulement possible, mais elle est également plus accessible que jamais, pour un meilleur engagement politique des élus locaux.

Et pourtant, les acteurs de la Govtech ne s’étaient jusqu’à présent pas intéressés au travail des élus locaux.